Accounts Payable
韦德1946地区应付帐款
地区应付帐款专业人员支付款项. They are the last step in the purchasing process. All approvals, e.g. 采购订单，收货，证据 所执行的服务，必须在支付资金之前完成. District 应付账款专业人员负责支付供应商发票，而不是授权 payments. 他们还处理旅行、会议、采购卡的付款 (p卡)和员工报销.
为了保证资产的安全，区级专业应付账款 perform the following:
- 将发票与收货单据和采购订单相匹配
- Review travel expense reports
- 跟踪不一致的发票
- 确定付款是否需要向国税局报告(1099-MISC)并相应地标记
- 确保已征收适当的销售税或使用税
- 审查帐目编码的适当性
- Process check runs
- 审核供应商报表(未付发票汇总)并相应处理
- Respond to vendor inquiries
区域应付账款处理供应商付款和员工报销支票 根据应付账款支票运行 schedule.
出于内部控制的原因，所有供应商支票将直接从地区邮寄 Accounts Payable. 支票可能不会被供应商或地区员工领取.
截至2016年7月1日，CLPCCD已实现财政独立. 这使CLPCCD有权 在未经阿拉米达县教育办公室审查或批准的情况下签发逮捕令， 这反过来又会减少一周的处理时间.
地区应付帐款程序
对于通过采购过程获得的货物和服务，即.e. generation of 一个采购订单，地区应付账款流程如下:
- For good received:
- 卖方向地区应付账款发送发票
- 地区应付帐款核实货物已收到
- 发票金额在一个合理的公差范围内(10%考虑到税和 运输差异)的原始采购订单金额
- 区域应付账款将发票输入Banner，并将发票扫描到Banner Banner
- For services rendered:
- 如果供应商向地区应付帐款发送发票，发票将被发送到 适当的授权部门
- 当部门收到发票，通常直接从供应商，部门 must:
- 确保在发票上注明采购订单号
- 在授权付款的发票上签字
- 在五(5)天内将发票转交给地区应付账款
- 区域应付账款将发票输入Banner，并将发票扫描到Banner Banner
Employee Reimbursements
所有采购都应通过采购流程进行. Although not encouraged, 在极少数情况下，员工代购商品是必要的 of Chabot. 这些罕见的场合应该由你的直接主管讨论并批准 manager/supervisor in advance.
雇员将不获发还任何专业服务的费用，例如.g., stipends, honoraria, consulting; instead the Contract for Services process must be utilized.
地区应付帐款将报销雇员于 代表Chabot提交一份 Disbursement Request 表格和原始的明细收据. 雇员不得授权报销 to him/herself; instead, the employees supervisor must sign the Disbursement Request 表格，并酌情转交给下一级管理人员签名.
直接付款/支付请求
生成采购订单的目的是在CLPCCD之间创建一个契约 and the vendor. CLPCCD承诺向供应商支付商品或服务的费用 当供应商根据条款交付产品或提供服务时 采购订单的条件. 采购订单不仅保护CLPCCD，而且还保护 卖方因为采购订单构成了双方之间的合同.
特别是在某些情况下，不需要生成采购订单 当供应商没有交付传统意义上的商品或提供服务时. 直接付款的适当例子如下:
- Conference registrations
- 订阅杂志或报纸
- Employee reimbursements
- 团体会员(地区不支付个人会员费用)
Submit a Disbursement Request 表格，以及相应的文书工作(会议登记表，杂志) 或订阅通知，收据正本，会员发票等)立即寄给您 主管，如有必要，将其转发给下一级经理.